Open source ili kupovni ERP?

Implementacija ERP softvera za edukacijske institucije može biti nevjerojatno skupa. Stoga ne iznenađuje činjenica da velik broj poduzetnika razmatra upotrebu open-source ERP sustava za svoju tvrtku. Količina dostupnog besplatnog softvera je vrlo velika, a neki od njih su veliki kao male organizacije (npr. OpenBravo ERP) same po sebi.

Dostupnost open source softvera je, s druge strane, znatno prenaglašena. Iako postoji mnogo programa, i veliku količinu njih se može lako downloadati, treba imati na umu da ih to ne čini ništa manje dugoročnom investicijom. Rado bi otišli na besplatno putovanje, koje se događa jednom u životu, no ERP sustavi imaju cijeli svoj životni ciklus i traju godinama, čak i desetljećima. Održavanje je vrlo bitna stavka, stoga je bitno da je program podržan, ispravljan i uređivan bez prekida. Ovo je stavka na kojoj mnogo dobrog i korisnog softvera propada, jednostavno zbog fluktuacije koja ga čini nesigurnom investicijom za više od, recimo, godine-dvije.

Gdje kompanije bankrotiraju i izgube svoje tržište, open source se ohladi i izgubi svoj interes. Ova paralela znači da to što je projekt «besplatan» nije povezano s tim hoće li uspjeti – dapače, po opisu informatičkih konzultanata već je više puta utvrđeno da je dosada najveća prepreka open source projekata.

Kao i u svakom procesu implementacije ERP sustava, javlja se tehnički rizik u obliku neuspješne implementacije. Čak i open source softver (pogotovo open source softver) zahtijeva dobre informatičke vještine i poznavanje aktualnih programskih jezika i platformi na kojima se on zasniva. Trošak obuke zaposlenika se značajno ne mijenja, isto kao i sistemski zahtjevi. Štednja nastaje u manjim troškovima održavanja i u nepostojanju troška nabave softvera.

Tvrtka koja posjeduje izrazito stručno informatičko osoblje i nema velike zahtjeve personalizacije softvera može dobro uštedjeti preko open source ERP softvera. No koliko je takvih tvrtki? Te dvije osobine su u pravilu međusobno isključive, jer najsposobniji informatičari ili odlaze u tvrtke koje proizvode i prodaju softver, ili su dio većih tvrtki za koje je već samim time vjerojatnije da će koristiti „plaćeni“ proizvod. Tu se ne radi o Microsoft zavjeri ili sličnome, već jednostavno o zakonitosti tržišta.

Za druge tvrtke, kada se u dugoročnu cost-benefit analizu uvrste varijable održavanja, osoblja i rizika, računica ipak češće teži kupovnim ERP sustavima. Da nije tako, tvrtke koje proizvode takav softver ne bi ni mogle postojati.

Koliko vam obuke treba za korištenje novog ERP sustava?

Obuka za korištenje kao dio poslovnog softvera je delikatna tema. Svi imamo na umu strašne slike iz „treninga na razini kompanije“, u kojima neka slučajna osoba priča u nedogled o teoriji sustava i naplati svoj govor u 3-do-4-cifrenim znamenkama, a zaposlenici se dosađuju i ništa ne nauče. Kako razlikovati kvalitetnu obuku od nekvalitetne, i kako prepoznati vlastitu potrebu za obukom?

ERP sustavi su u smislu obuke prešli dug i trnovit put. Nekada su postojali slučajevi u kojima su proizvođači nudili svoj softver odvojeno od usluge obuke, a sve u cilju smanjenja troškova (prilično slično slučaju kada vam turistička agencija nudi putovanje u Egipat bez osigurane hrane). Logika je bila, kupci koji su već iskusni sa poslovnim softverom će se riješiti nepotrebne usluge i biti privučeni nižom cijenom.

U praksi, ovo je završilo tako da je većina kupaca precijenila svoje sposobnosti i odabrala kupnju bez obuke, što je rezultiralo čestim lomovima sustava, potrebom za hitnom, stihijskom obukom, te većim troškovima i za jednu i za drugu stranu. S vremenom su softverske kompanije ovo prepoznale i prihvatile prešutni kod lojalnosti – prestale su konkurirati jedne drugima kroz obuku. Počele su uvijek uključivati obuku u svoje cijene (uključujući i Ritam d.o.o.), te obuku prebaciti u pasivni oblik koliko je god moguće – u upute za korisnike, forume, često postavljana pitanja i ostalo, u nadi da će tih par sati treninga biti dovoljno za rad. U pravilu je to i donosilo bolje rezultate.

Kako vi znate treba li vam obuka? Poslovna praksa sugerira da treba, a isto tako sugerira i da je bolje educirati više ljudi nego što na prvi pogled pomislite da treba. Neki kriteriji po kojima se može odrediti potreba za obukom i njen opseg:

• Koliko se upotreba poslovnog softvera razlikuje od standardnog uredskog softvera tipa Windows i Office? Ako da, tj. koristi čudno ili nestandardno sučelje (npr. bez prozora i klasičnih menija), potreba drastično raste. Ako je softver standardan, obuka će biti jednostavnija.

• Koje su posljedice mogućih grešaka u upotrebi softvera? Ako o softveru ovisi vaša interna, menadžerska evidencija, možete si dopustiti da tu i tamo ne znate što napraviti ili lutate u potrazi za pravim izvještajem. Ako o softveru ovisi vaša delikatna proizvodnja, dobro je investirati u obuku.

• Koliko vaši zaposlenici imaju iskustva sa sličnim softverom? Što ga imaju više, to je potrebno manje obuke. Ovo je dio u kojemu poduzeća najčešće prenagle i odluče se za opcije bez obuke.

• Koliko je softver lako održavati? Jednostavan softver koji se potiho osvježava (poput Ritam Forms-a) ne traži puno obuke. Sustav koji često doživljava korjenite promjene, pogotovo ako se izvršavaju ručno ili posebno instaliraju na svakoj radnoj stanici, tražit će svaki put i novu obuku.

• Koliko će ljudi raditi sa softverom? U ogromnoj banci, gdje svi rade na istom sustavu, ovo je kritično. U malom poduzeću je manje bitno. Tipična greška koja se ovdje javlja je ne-edukacija rezervnog osoblja. Povremeno će netko biti bolestan, ili otići na godišnji, ili dati otkaz, i znanje tog zaposlenika ne smije biti kao stup na koji se oslanjate. Morate imati nekakvu alternativu. Osim toga, obuka ne-ključnih korisnika pomaže holističkoj viziji poduzeća.

Priznat ću da su ovo prilično komplicirani kriteriji, bez jasnog odgovora. Na svu sreću, C.J. Rhoads i Andy Klee, konzultanti sa 20-godišnjim iskustvom, savjetuju sljedeće u svojem radu objavljenom u MC Showcase 08.03.2007.:

„Ako bi neke od vaših glavnih korisnika softvera pregazio autobus, bi li vam nastali ozbiljni problemi u poslovanju?“

Uzevši u obzir sve gore navedeno, možda najbolje pitanje nije „treba li nam obuka?“, već „koliko nam treba obuke sada, kako nam ne bi trebala obuka u budućnosti?“ Naš savjet je dobro razmisliti o tome hoće li sadašnja ušteda na obuci biti vrijedna toga poslije nekoliko tjedana, mjeseci ili godina.