Obuka za korištenje kao dio poslovnog softvera je delikatna tema. Svi imamo na umu strašne slike iz „treninga na razini kompanije“, u kojima neka slučajna osoba priča u nedogled o teoriji sustava i naplati svoj govor u 3-do-4-cifrenim znamenkama, a zaposlenici se dosađuju i ništa ne nauče. Kako razlikovati kvalitetnu obuku od nekvalitetne, i kako prepoznati vlastitu potrebu za obukom?

ERP sustavi su u smislu obuke prešli dug i trnovit put. Nekada su postojali slučajevi u kojima su proizvođači nudili svoj softver odvojeno od usluge obuke, a sve u cilju smanjenja troškova (prilično slično slučaju kada vam turistička agencija nudi putovanje u Egipat bez osigurane hrane). Logika je bila, kupci koji su već iskusni sa poslovnim softverom će se riješiti nepotrebne usluge i biti privučeni nižom cijenom.

U praksi, ovo je završilo tako da je većina kupaca precijenila svoje sposobnosti i odabrala kupnju bez obuke, što je rezultiralo čestim lomovima sustava, potrebom za hitnom, stihijskom obukom, te većim troškovima i za jednu i za drugu stranu. S vremenom su softverske kompanije ovo prepoznale i prihvatile prešutni kod lojalnosti – prestale su konkurirati jedne drugima kroz obuku. Počele su uvijek uključivati obuku u svoje cijene (uključujući i Ritam d.o.o.), te obuku prebaciti u pasivni oblik koliko je god moguće – u upute za korisnike, forume, često postavljana pitanja i ostalo, u nadi da će tih par sati treninga biti dovoljno za rad. U pravilu je to i donosilo bolje rezultate.

Kako vi znate treba li vam obuka? Poslovna praksa sugerira da treba, a isto tako sugerira i da je bolje educirati više ljudi nego što na prvi pogled pomislite da treba. Neki kriteriji po kojima se može odrediti potreba za obukom i njen opseg:

• Koliko se upotreba poslovnog softvera razlikuje od standardnog uredskog softvera tipa Windows i Office? Ako da, tj. koristi čudno ili nestandardno sučelje (npr. bez prozora i klasičnih menija), potreba drastično raste. Ako je softver standardan, obuka će biti jednostavnija.

• Koje su posljedice mogućih grešaka u upotrebi softvera? Ako o softveru ovisi vaša interna, menadžerska evidencija, možete si dopustiti da tu i tamo ne znate što napraviti ili lutate u potrazi za pravim izvještajem. Ako o softveru ovisi vaša delikatna proizvodnja, dobro je investirati u obuku.

• Koliko vaši zaposlenici imaju iskustva sa sličnim softverom? Što ga imaju više, to je potrebno manje obuke. Ovo je dio u kojemu poduzeća najčešće prenagle i odluče se za opcije bez obuke.

• Koliko je softver lako održavati? Jednostavan softver koji se potiho osvježava (poput Ritam Forms-a) ne traži puno obuke. Sustav koji često doživljava korjenite promjene, pogotovo ako se izvršavaju ručno ili posebno instaliraju na svakoj radnoj stanici, tražit će svaki put i novu obuku.

• Koliko će ljudi raditi sa softverom? U ogromnoj banci, gdje svi rade na istom sustavu, ovo je kritično. U malom poduzeću je manje bitno. Tipična greška koja se ovdje javlja je ne-edukacija rezervnog osoblja. Povremeno će netko biti bolestan, ili otići na godišnji, ili dati otkaz, i znanje tog zaposlenika ne smije biti kao stup na koji se oslanjate. Morate imati nekakvu alternativu. Osim toga, obuka ne-ključnih korisnika pomaže holističkoj viziji poduzeća.

Priznat ću da su ovo prilično komplicirani kriteriji, bez jasnog odgovora. Na svu sreću, C.J. Rhoads i Andy Klee, konzultanti sa 20-godišnjim iskustvom, savjetuju sljedeće u svojem radu objavljenom u MC Showcase 08.03.2007.:

„Ako bi neke od vaših glavnih korisnika softvera pregazio autobus, bi li vam nastali ozbiljni problemi u poslovanju?“

Uzevši u obzir sve gore navedeno, možda najbolje pitanje nije „treba li nam obuka?“, već „koliko nam treba obuke sada, kako nam ne bi trebala obuka u budućnosti?“ Naš savjet je dobro razmisliti o tome hoće li sadašnja ušteda na obuci biti vrijedna toga poslije nekoliko tjedana, mjeseci ili godina.

 

Category: Blog

Published on Tuesday, 20 September 2011 16:05